Das Web vernetzt Menschen und Ideen und bietet die Möglichkeit auf Wikis und Blogs Wissen zu sammeln und jedem zugänglich zu machen. Für die interne Kommunikation bieten solche Plattformen viele Anreize und überzeugen durch ihre einfache Handhabung. Wie das Schweizer Unternehmen Namics mit Wissensmanagement durch Wikis und Blogs betreibt, zeigt dieses Best Practice.
Mit 350 Mitarbeitern an insgesamt fünf Standorten in der Schweiz und in Deutschland und einem jährlichen Wachstum von über zehn Prozent, gilt Namics als führend im Markt für professionelle Internet Dienstleistungen. Das Beratungsunternehmen positioniert sich als innovativer Anbieter mit dem Ziel der Themenführerschaft. Somit ist der Erwerb und der Transfer von Wissen wettbewerbsentscheidend.
Menschen und keine Systeme
Beim Wissensmanagement stehen bei Namics immer Personen und nicht Systeme oder Prozesse im Mittelpunkt. Wissen und Erfahrungen zu Methoden, Techniken und Werkzeugen werden vornehmlich im Rahmen von Projekten weiterentwickelt und weitergegeben. Unterstützend wirken dabei die als Querschnittfunktion organisierten Practices. In diesen firmenweiten Arbeitsgruppen verantworten Mitarbeiter, zusätzlich zu ihrer Hauptaufgaben, die Entwicklung von Fachgebieten und Themen.
Ausgangslage war “Mail an alle”
Je grösser die Firma wurde, desto mehr diente „Mail an alle“ als Plattform für das vorhandene Wissen. Die Nachteile waren dabei offensichtlich: Mail-Überflutung, fehlender Zugang zum Ergebnis der Anfrage, Doppelungen und wenig Anreiz, Wissen zu formalisieren. Eine geschaffene Datenbank zur Ablage von Wissen wurde ausschliesslich von Mitarbeitern in der Technik genutzt und ist insbesondere an deren komplexen Bedienung gescheitert.
Wissensblogs als erster Schritt
Auf der Erfahrung eines eigenen, öffentlichen Blogs entwickelte ein Praktikant auf Initiative des CEO ein internes Multiblog-System. Darin standen zahlreiche Blogs nebeneinander und konnten mit den bekannten Funktionen wie Kommentaren und Feeds genutzt werden. So klein der Schritt scheint, so gross war der Effekt.
Das „Mail an alle“ wurde durch einen Post im „Brainstorm-Blog“ abgelöst und die Antworten darauf wurden zu Kommentaren. Das Mail-System wurde massiv entlastet und sämtliche Fragen-/Antworten-Dialoge blieben über eine Suchfunktion dauerhaft dokumentiert. Zudem sah jeder Teilnehmer alle Antworten und nicht nur der Absender der Umfrage-Mail – somit entstanden selbständig Wissensgemeinschaften über organisatorische Grenzen hinaus.
Heute werden pro Tag zwischen 15 und 30 Blogposts geschrieben. Fünf Aspekte liegen diesem Erfolg zugrunde:
. Sehr einfache browserbasierte Bedienung
. Uneingeschränkte Sicht- und Änderbarkeit aller Blogposts
. Zahlreiche Schulungen durch den CEO selbst als Projekteigentümer
. Aktive Teilnahme und Moderation der Geschäftsleitung in den Blogs
. Persönliche Reaktion auf „Mail an alle“ und die damit verbundene Transparenz der Blog- Erfolgsgeschichten
Ein wikibasiertes Intranet als zweiter Schritt
Offensichtlich genügen chronologisch organisierte Blogs und deren Volltextsuche nicht als zentrales System des Wissensmanagements. Dank deren Erfolg waren nun aber relevante Themen in der Form von historischen Posts sowie eine aktive Community vorhanden. Also haben wir die Multiblog-Sicht durch ein Intranet mit einer hierarchischen Informationsstruktur und einer leistungsfähigen Suchfunktion ergänzt.
Wichtig war dabei, die einfache Bedienung sowie sie sozialen Mechanismen zu erhalten. So lässt sich auch im erweiterten System jede Seite von jedem Mitarbeiter editieren. Die beteiligten Personen sind jederzeit erkennbar und alle drei Ansichten, Navigation, Menschen und Volltextsuche, sind technisch und visuell eng verknüpft.
Fazit
Ohne das beschriebene Intranet wäre die Wissensarbeit heute bei Namics undenkbar und unsere Postfächer weiterhin mit Anfragen verstopft, welche die meisten Personen nur selten betreffen. Wichtig ist und bleibt aber nicht das Werkzeug, sondern die damit verbundene Kultur der Wissensarbeit und des Dialogs. Dieser Prozess ist vielmehr eine Frage der Führungskultur und der Personalpolitik. Unsere offene und kooperative Kultur wurde durch dieses Werkzeug nur effizienter gemacht!
Über den Autor:
Jürg Stuker studierte Wirtschaftsinformatik an der Universität Zürich. Er war ab November 1999 bis September 2004 Partner von Namics und als CTO verantwortlich für die technologische Basis. Seit November 2004 ist er CEO von Namics. Jürg Stuker ist Verwaltungsrat der Schweizerischen Bibliothek für Blinde und Sehbehinderte, Verwaltungsrat der Swisscontent AG und Präsident der Technologiejury bei Best Of Swiss Web.
