Für die externe Kommunikation haben sich Social-Media-Anwendungen bei vielen Unternehmen längst etabliert. Beim internen Austausch mit Mitarbeitern schöpfen aber die meisten Betriebe die Potenziale von interaktiven Diensten längst nicht aus. Ein Erfolgsbeispiel liefert das Social Intranet der Tomorrow Focus AG.
Mit dem Siegeszug von Social Media hat sich im Netz ein neues Kommunikationsverhalten etabliert. Egal ob Inhalte gepostet, geliked, kommentiert oder geteilt werden – es findet ein aktiver Austausch statt. Was in öffentlichen sozialen Netzwerken selbstverständlich und intuitiv erfolgt, stellt Kommunikationsverantwortliche vor eine große Herausforderung: Wie kann man das neue Kommunikationsverhalten der Mitarbeiter in die firmeneigenen Strukturen übernehmen und einen Nutzen für das gesamte Unternehmen erzielen?
Obwohl viele Unternehmen über ein Intranet verfügen, sind nur wenige damit zufrieden. Starre technologische Strukturen und eine einseitige Kommunikation lassen den spontanen und aktiven Austausch häufig scheitern. Im Fall der Tomorrow Focus AG bestand die Herausforderung darin, aus einem statischen Portal mit unflexiblem Content Management System und „one-to-many“-Kommunikation eine Plattform zu entwickeln, die eine interaktive Echtzeit-Kommunikation ermöglicht, die Spaß macht. In einer Online-Umfrage vor Projektstart wurde deutlich, dass sich die Mitarbeiter vor allem eine bessere Personalisierung, eine höhere Transparenz interner Funktionsstrukturen sowie mehr Diskussions- und Austauschmöglichkeiten in ihrem Intranet wünschen.
Ziele des Intranet-Relaunch
Im Rahmen der Neuentwicklung galt es entsprechend, die über 700 Mitarbeiter aus zehn Tochterfirmen und damit zehn Standorte miteinander zu vernetzen, die Nutzeraktivität zu erhöhen und so den internen Know-how-Transfer zu fördern. Durch eine userfreundliche „many-to-many“-Kommunikation sollte die offene Kommunikationskultur, die auch im Tagesgeschäft gepflegt wird, auf das neue Intranet übertragen werden. Ein flexibles Content Management System sollte schließlich auch eine einfache Bild- und Video-Einbettung ermöglichen.
Technische Umsetzung
Die neue Plattform wurde von Anfang an mit offenen Schnittstellen auf Basis eines Open-Source Content Management Systems konzipiert. Dadurch besteht die Möglichkeit, Fremdsysteme einfach einzubinden und damit optimal auf firmenspezifische Anforderungen einzugehen. Um die Aktualität der Daten zu gewährleisten und sicherzustellen, dass von Beginn an alle Mitarbeiter eingebunden sind, wurde zum Beispiel eine Schnittstelle bereitgestellt, die den Import von Daten aus dem Personalsystem ermöglicht. Die Umsetzung als Whitelabel-Lösung erlaubt außerdem der Technologietochter TFT, das System auch für Firmenkunden zu vertreiben.
Die neuen Funktionen
Personalisierter Nachrichten-Stream:
Im Mittelpunkt der neuen Startseite steht ein personalisierter Nachrichten-Stream, über den jeder Mitarbeiter Nachrichten, Links, Bilder, Dokumente oder Videos posten kann. Die Tochterunternehmen haben zusätzlich Redaktions-Accounts, um auch im Namen der Firma Beiträge einstellen zu können.
Gruppen:
Das neue Intranet bietet jedem Mitarbeiter die Möglichkeit, Gruppen zu gründen. Es können offene Gruppen gegründet werden, in die jeder eintreten kann und deren Inhalte für alle sichtbar sind, oder geschlossene Gruppen, in die man von einem Gruppen-Administrator eingeladen bzw. nur auf Anfrage eingelassen wird. Über die Suchfunktion des Intranets kann nach Gruppen-Themen gesucht werden. Über eine Filterfunktion können sich die Mitarbeiter – wenn gewünscht – im Stream nur die Beiträge der Gruppen anzeigen lassen, in denen sie Mitglied sind.
Kommentare und Gefällt mir-Angaben:
Beiträge von Kollegen können sowohl „geliked“ als auch kommentiert werden. Wenn der eigene Beitrag oder Kommentar „geliked“ oder kommentiert wird, erhält man eine Info per E-Mail. E-Mail Benachrichtigungen können dabei jederzeit ausgeschaltet werden.
Teaser-Leiste:
Über eine Teaser-Leiste können die Intranet-Redaktionen (Kommunikationsverantwortliche sowie Personalabteilung) Themen platzieren, die alle betreffen. Durch die prominente Positionierung ist gewährleistet, dass wichtige Themen auch die notwendige Aufmerksamkeit erhalten.
Profile:
Jeder Mitarbeiter kann sein Profil mit Portraitbild und Wallpaper gestalten. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, in einem Steckbrief Fragen zu Person, zu Beruf und Hobbys zu beantworten. In den Profildaten werden nicht nur Kontaktdaten des Mitarbeiters, sondern auch direkte Kollegen und Vorgesetzte angezeigt. Die Stammdaten wie Firma, Telefon, E-Mail und Titel werden alle 30 Minuten aus dem Personalsystem importiert, so dass Aktualität gewährleistet ist.
Shortlists:
Mit einem Klick können Profile von Kollegen, mit denen man häufig in Kontakt steht, auf die persönliche Homepage gelegt werden. Gleiches gilt für oft genutzte Dokumente. Somit stehen wichtige Kontakte und Dokumente immer stets schnell zur Verfügung.
Erfolgsbilanz:
Bereits wenige Wochen nach Launch der neuen Intranet-Lösung zeigte sich, dass alle angestrebten Ziele erreicht wurden: Die Nutzung ist im Vergleich zum alten Intranet um über 100 Prozent gestiegen. Im Durchschnitt werden wöchentlich 7.500 Page Impressions und 1.200 Visits erreicht. Die Zahl der Seitenaufrufe pro Besuch hat sich im Vergleich zum alten Intranet um etwa 15 Prozent erhöht. Und auch der gewünschte interne Know-how-Transfer findet statt: Es wurden bereits 40 Gruppen mit durchschnittlich 16 Mitgliedern gegründet, in denen regelmäßig diskutiert wird. Davon sind über die Hälfte Gruppen zu Fachthemen wie Social Media, User Experience, Search & Web Performance oder Suchmaschinenoptimierung.
Ãœber die Autorin:
Uta Merklinger arbeitet seit 2010 als PR & Marketing Manager für die Technik- und Kreativagentur TFT (TOMORROW FOCUS Technologies GmbH) aus München. Die studierte Kommunikationswissenschaftlerin ist für die Bereiche interne und externe Unternehmenskommunikation, Marketing und Social Media zuständig.
