Wer das erste Mal eine Pressekonferenz plant, weiß häufig nicht, was es alles zu beachten gibt. Dabei sollte eine solche Veranstaltung einer bestimmten Dramaturgie folgen, damit sie erfolgreich ist. Hier kommen die wichtigsten Praxistipps für eine gelungene Pressekonferenz.
Sie ist der größte Medienauftritt, den ein Unternehmen haben kann. Richtig eingesetzt, ist die Pressekonferenz ein gutes Mittel um Kontakte zu pflegen und Präsenz in den Medien zu generieren. Der organisatorische Aufwand einer Pressekonferenz ist enorm. Es lohnt sich deshalb, sich vorher ein paar Fragen zu stellen:
. Worüber will ich informieren? Rechtfertigt das Thema eine Einladung an die Medien? Oder reicht der Versand einer Medienmitteilung?
. Welcher ist der ideale Zeitpunkt? Gibt es Kollisionen mit anderen Medienkonferenzen?
. Welche Medien lade ich ein?
Der ideale Versandzeitpunkt ist die zweite Hälfte Vormittags. Wochentage je nach Medium beachten. Außerdem lohnt es sich ein Blick auf den Veranstaltungskalender. Eingeladen werden Journalisten, die am Thema interessiert sein könnten.
Die Einladung erfolgt etwa zwei Wochen vor dem Pressetermin. Sie enthält Angaben über Themen, Ort, Datum und Uhrzeit und Ablauf. Nicht vergessen: Link zur An- oder Abmeldung. Beispiel hier. Spätestens zwei Tage vor dem Medienevent hakt man bei den wichtigsten Journalisten telefonisch nach.
Bei der Vorbereitung gilt es, folgende Punkte zu beachten:
. Detaillierter Ablaufplan: Tabelle mit genauen Zeiten erstellen. Wer spricht wann wie lange über welches Thema. Wie lange dauern Produktevorführungen, Enthüllungen oder Rundgänge?
. Auflistung Nasty Questions: Es lohnt sich, heikle Fragen im Vornherein zu besprechen und passende Antworten dazu vorzubereiten.
. Was gehört in eine Medienmappe: Eine Medienmitteilung, Referate, Fotos und Grafiken und die Präsentationsfolien gehören in die Medienmappe. Diese wird am Eingang ausgelegt oder verteilt. Das Material kann auch auf dem elektronischen Wege per Mail an die Journalisten verschickt oder auf einem Stick an sie verteilt werden.
Es ist so weit, der Tag der Medienkonferenz ist gekommen
Smalltalk mit den Medienschaffenden: Der Empfang ist der ideale Ort um die Journalisten zu begrüßen und Kontakte zu knüpfen.
Begrüßung der Anwesenden: Der Moderator oder die Moderatorin begrüßt die Anwesenden und stellt die anderen Referenten vor. Er gibt Ziel, Struktur und Ende der Veranstaltung gleich zu Beginn bekannt.
Hauptreferate: Die Referate dauern nicht länger als je 15 Minuten. Um es spannend zu halten, reichen zwei Referate. Die Sprache ist bildhaft, so bleibt das gesagte haften. Unterstützt werden die Referate nach Möglichkeit von einer Folienpräsentation.
Fragerunde: Die Fragerunde wird vom Moderator oder der Moderatorin geleitet. Die Antworten sind am besten kurz und prägnant.
Ende: Was am Schluss gesagt wird, bleibt hängen. Formulieren Sie in einem Satz nochmals die Kernbotschaft Ihres Unternehmens.
Evaluation: Die Clippings auswerten. Hierbei helfen Ausschnittdienste oder Online-Portale zur Medienbeobachtung.
Über die Autorin
Dieser Beitrag stammt aus bernetblog.ch – dem Blog der Bernet_PR AG für Kommunikation. Autorin ist Martina Hirschi, Mitarbeiterin bei der Züricher Agentur. Die Junior Beraterin ist PR-Fachfrau SPRI in Ausbildung. Sie verfügt über eine kaufmännische Grundausbildung sowie über Erfahrung als Regionaljournalistin, im Tourismus und in der Standortförderung.
